Política de privacidad de FlotaKM

FlotaKM es una app para llevar el control de una flota de vehículos. Aquí explicamos, en palabras simples, qué datos guarda, para qué, dónde, por cuánto tiempo y qué derechos tienes. La escribimos pensando en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP).

1. Quiénes somos

FlotaKM es de Zuhuan Software S.A.S. (RUC en trámite), con domicilio en Camilo Ponce Enríquez, provincia del Azuay, Ecuador. Para todo lo que tenga que ver con tus datos, escríbenos a privacidad@flotakm.com.

Hay dos casos distintos, y conviene tenerlos claros:

Los datos que una empresa carga en FlotaKM sobre su gente y sus vehículos (por ejemplo, los datos de sus conductores). Aquí la empresa cliente es la responsable de esos datos y Zuhuan Software es la encargada: los guarda y los procesa solo para dar el servicio y según las instrucciones de la empresa.
Los datos de la cuenta de la empresa (el correo de quien la administra), los de esta página web y los de la lista «Avísame cuando salga». Aquí Zuhuan Software es la responsable.

2. Qué datos guardamos

En la app

Cuenta de la empresa: correo de quien la administra, nombre de la empresa, país, moneda y unidades (kilómetros o millas, litros o galones).
Personas de la empresa (dueño, quien registra, conductores, socios y contador): nombre, foto si la ponen, fecha de nacimiento, tipo y número de documento de identidad, celular, rol y, de los conductores, número, categoría y vencimiento de la licencia. El PIN no se guarda tal cual: solo una versión cifrada que no se puede leer.
Vehículos: placa, tipo, documentos (seguro, matrícula, revisión técnica, cuotas) y mantenimiento.
El trabajo de cada día: trabajos y viajes, cobros, gastos, la caja de cada conductor, kilómetros del tablero y combustible.
Fotos: las del tablero y del vehículo al recibirlo y al entregarlo, y las que se agreguen a un reclamo. Cada foto lleva impresas la fecha, la hora, la placa y el nombre del conductor.
Ubicación: solo el lugar donde se toma una foto o se hace un registro, si la persona dio el permiso. FlotaKM no sigue a nadie durante el día. Sin el permiso, la app funciona igual.
Historial: quién hizo cada cosa, desde qué celular, cuándo, dónde (si hay permiso) y qué cambió. Nadie lo puede editar ni borrar, ni siquiera el dueño: sirve para que todos confíen en los números.
Datos técnicos: modelo y sistema del celular, versión de la app, informes de fallos y el código que permite mandarle avisos al celular.
Pagos: los cobra Apple o Google. Nosotros nunca vemos tu tarjeta: solo sabemos si la suscripción está al día y cuántos celulares cubre.
De qué campaña llegó cada empresa, para saber qué publicidad funciona, sin datos personales.

En esta página web

«Avísame cuando salga»: solo lo que decidas darnos (correo, WhatsApp, país y número de vehículos; al menos el correo o el WhatsApp para poder avisarte), el idioma de la página y la fecha. Para frenar abusos guardamos también, por una hora, una huella cifrada de tu conexión.
Sin cookies de seguimiento y sin publicidad. No usamos herramientas que te sigan de una página a otra.

3. Para qué los usamos

Para que la app funcione: guardar y mostrar lo que registra cada persona, según su rol, y mantener los datos a salvo con copias de seguridad.
Para mandar correos y avisos del servicio: códigos para entrar, vencimientos, pagos y avisos de borrado.
Para atenderte cuando nos escribes a soporte.
Para cuidar la seguridad, encontrar fallos y evitar abusos.
Para cumplir lo que nos pida la ley.

No vendemos tus datos, no los alquilamos y no los usamos para publicidad.

4. Con qué base legal

El contrato con la empresa cliente (los términos de uso), para darle el servicio.
Tu consentimiento, para la lista «Avísame cuando salga» y para los permisos del celular (cámara y ubicación). Lo puedes retirar cuando quieras.
El interés legítimo de mantener la app segura y sin fallos.
Las obligaciones legales que tengamos.

Cuando una empresa carga los datos de su gente, es esa empresa la que tiene que tener una base legal para hacerlo y contarle a su gente cómo los usa. Al activar su celular, cada persona ve y acepta esta política.

5. Quién más los ve

Dentro de cada empresa, cada persona ve solo lo que su rol le permite. Fuera de la empresa, usamos estos proveedores, que trabajan para nosotros, solo para dar el servicio:

DigitalOcean (Nueva York, Estados Unidos): el servidor, la base de datos y las fotos.
Cloudflare (Estados Unidos): esta página web, la lista «Avísame cuando salga» y una copia de seguridad cifrada de la base de datos.
Resend (Estados Unidos): los correos automáticos, como los códigos para entrar.
Google Firebase: los avisos al celular y los informes de fallos.
RevenueCat: comprobar el estado de las suscripciones.
Apple y Google: las tiendas, por donde se descarga la app y se paga.
Google Workspace: el correo con el que te respondemos.
WhatsApp (Meta): solo si nos dejaste tu WhatsApp en «Avísame cuando salga» y te avisamos por ahí.

Como varios están en Estados Unidos, tus datos salen del Ecuador. Solo trabajamos con proveedores que se comprometen por contrato a proteger los datos y a usarlos solo para lo que les pedimos. Si una autoridad nos pide datos, los entregamos solo cuando la ley nos obliga.

6. Cómo los cuidamos

Todo viaja cifrado (HTTPS), entre el celular, el servidor y la web.
La base de datos solo acepta conexiones de nuestro servidor.
Las copias de seguridad se hacen cada día y una copia semanal sale cifrada a otro proveedor.
Cada persona entra con su PIN (o su huella o su cara) y ve solo lo de su rol. El dueño puede cortar el acceso de alguien al momento.

7. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la cuenta esté activa.
Si un pago falla, la empresa queda en solo lectura: puede ver y descargar sus datos. Si en 90 días no se pone al día, se borran, con avisos por correo a los 60, 80 y 89 días.
Si se pide borrar la cuenta, se borra en un máximo de 30 días, y de las copias de seguridad en un máximo de 90 días más. Cómo pedirlo: Borrar mi cuenta.
«Avísame cuando salga»: hasta avisarte del lanzamiento y, como máximo, 12 meses desde que te anotaste.
Guardamos más tiempo solo lo que una ley nos obligue a guardar.

Tus datos son tuyos: el dueño de la empresa puede descargarlos todos, con las fotos, en Excel, CSV y PDF cuando quiera.

8. Tus derechos

Según la LOPDP puedes pedir: ver tus datos (acceso), corregirlos o actualizarlos, borrarlos, oponerte a que los usemos, suspender su uso, llevártelos a otro servicio (portabilidad) y no quedar sujeto a decisiones tomadas solo por una máquina.

Escríbenos a privacidad@flotakm.com. Te respondemos en un máximo de 15 días. Si tus datos los cargó tu empresa, primero pídeselo a ella; si no te responde, escríbenos y te ayudamos.

Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes reclamar ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

9. Menores de edad

FlotaKM es una herramienta de trabajo para empresas y no está hecha para menores de 18 años.

10. Cambios

Si cambiamos esta política, publicamos aquí la nueva versión con su fecha. Si el cambio es importante, avisamos antes por correo o dentro de la app.

11. Idioma

Esta política se publica en varios idiomas. Si hay diferencias entre ellos, manda la versión en español.

Última actualización: 6 de noviembre de 2026